OFICINA DE PROYECTOS - IBM

OFICINA DE PROYECTOS - IBM

En el caso de IBM, Servicios ITS (Information Tecnology Services) y SO (Strategic outsourcing) se manejan alrededor de 250 proyectos desde los 2000 dólares hasta los 10 millones de dólares, como sabemos son proyectos de implementacion de Hardware y Software, los cuales incluyen implementacion, hosting, housing y outsourcing de servicios de mantenimiento y administración de tecnología de la información. Clientes muy grandes confian en IBM para estos servicios, como LAIVE, Petroperu, Neptunia, Minera Yanacocha entre otros.

IBM tiene una capacidad muy grande de almacenamiento y procesamiento de información, la que si ponemos en un ejemplo simple como almacenamiento de datos y fotografias, podria almacenar los datos personales y foto de todas las personas de Sudamerica, ademas de esto IBM contribuye con un 7% del PBI del Peru.

Con respecto a la oficina de proyectos o Project office en IBM podemos mencionar las funciones por cada recurso que trabaja ahí:

Recurso N°1

Facturación Recurrente y Transaccional:
Llamamos recurrentes a los proyectos periodicos que facturan una mensualidad y a los que facturan con respecto a porcentajes de avance o entrega de acuerdo a la firma de algun acta de inicio, conformidad o entrega, se les reconoce por transaccionales.

Para llevar un control de la facturación se solicita por una herramienta que se llama BMS, donde se llenan los datos del proyecto se asignan los montos a un centro de costos y se cargan sustentos para la facturación, aquí un ejempo.

Ademas, este recurso se encarga de verificar la facturación y forma de pago de acuerdo a los terminos y condiciones aprobadas por IBM y el cliente, estas se especifican en el contrato, o en las solicitudes de Controles de cambios, las cuales podran modificar cualquier punto del contrato madre.

Recurso N°2

Ingreso de BonD´s (Buy on Demand), este recurso se encarga de ingresar las solicitudes de orden de compra a proveedores y la administración y aprobación de información según las cotizaciones de proveedores, ademas, lleva el control de lo facturado la vigencia de estas ordenes de compra, por ultimo, se encarga del cuadre final financiero de compras para el cierre de proyecto, levantando ISSUES o cualquier costo que no este acreditado correctamente.
Para esto se hace uso de un cuadro online donde se añaden las compras de cada dia, especificando información como cantidad, costo, costo unitario, proyecto al que se carga, centro de costos al que se acreditara, descripción de la compra, requester entre otra información, aquí un ejemplo

Recurso N°3

Financiero de proyectos.-

Se encarga de llevar el flujo de caja de ingresos y egresos para el control mensual de acreditacion, ademas de sustentar las acreditaciones mensuales, ya sea con facturas, actas, traspasos de costos internos, etc.

Para esta acreditacion se utiliza una herramienta llamada Xser, utilizada por todo Latinoamérica, se generan bolsas de dinero para cada ingreso o costo de acuerdo al criterio de los Project Managers y a ciertas normas internas de acreditacion, podemos encontrar costos como Labor(mano de obra), HW, SW, servicios de terceros, etc.

Esta acreditacion se hace una vez por mes, la cual se utiliza para evaluar la salud del proyecto, y si se esta utilizando el dinero correctamente, ademas de medir ahorros y sobrecostos. Aquí un ejemplo.

Ademas, este recurso se encarga de generar un reporte mensual donde se modifica el Backlog, que es un archivo aprobado por la gerencia donde se proyecta los reconocimientos de dineros (solo en el caso de revenue o ingresos), este recurso nos indicara como se acreditaran los ingresos para cada proyecto hasta la fecha de su terminacion.

Recurso N°4.-

Se encarga de la revisión mensual por muestra establecida de la documentación, aprobación, entregables, actas de avance, conformidad, entrega y de inicio, además de verificar issues relacionados a los procesos administrativos que están considerados en un proyecto definido.

Los puntos a revisar son los siguientes.-