METODOLOGIA OFICINA DE PROYECTOS

La metodología de la Oficina de Proyectos tiene un ciclo de vida estructurado en fases y líneas de actuación. Las fases tienen una vigencia temporal.

COMENTARIO:

"EL JEFE DE PROYECTO ES RESPONSABLE POR LA PLANIFICACION, IMPLEMENTACIÓN/EJECUCION DEL PROYECTO, CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTOS, CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS Y RESULTADOS PROYECTADOS, LA COORDINACION CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA Y TERCEROS QUE DEBAN INTERVENIR DURANTE LA VIDA DEL PROYECTO, ADICIONALMENTE DEBE GENERAR LOS PLANES DE CONTINGENCIA Y ASEGURAMIENTO DE PERFORMANCE PARA GARANTIZAR LA CULMINACION DEL PROYECTO EN FORMA SATISFACTORIA TOMANDO RESPONSABILIDAD SOBRE LOS RECURSOS EMPLEADOS, COSTOS INSUMIDOS Y ENTREGABLES QUE PUDIERAN HABERSE DEFINIDO."

CARLOS SCHWARTS

GERENTE DE NUEVOS PROYECTOS
CERTICOM

las líneas de actuación se mantienen activas durante toda la vida del proyecto

MODELOS DE OGP

Depende del tipo de estructura organizacional y de la etapa de evolución de la disciplina en la empresa.

Tipos:

-OGP que solo de informan el desempeño de los proyectos.
-OGP que participan de la definición de las estrategias empresariales y son responsables por el cuerpo de profesionales del area.

Responsabilidades:

-Pueden enfocarse en procesos interno (planeamiento, gerencia de personas, ejecución, control de cambios)
-Pueden responsabilizarse por interfases externas (satisfacción del cliente, comunicación con los stakeholders).

COMENTARIO:
“no existe un único tipo de OPG que atienda a todas las necesidades y que se deba evitar un modelo padrón que pueda acabar como departamento funcional”.

(Casey & Perck 2001)

MODELOS:

Estación metereologica: informa la evolución de los proyectos, pero no intenta influenciarlos. Esta estación no esta autorizado a decir a los gerentes de proyectos y a sus clientes como y que hacer. Responde a preguntas tales como: ¿Cómo esta nuestro proyecto?, ¿Cuánto ya gastamos de nuestro presupuesto hasta aquí?, ¿Cuáles son nuestros riesgos?. Puede ser responsable por mantener una base de datos con documentos históricos de proyectos y lecciones aprendidas.
Se aplica cuando existe confusión de informes de diferentes gerentes de proyectos, la ogp las recopila y informa a sus patrocinadores.

Torre de control: La OGP da la dirección a los gerentes de proyectos, cada gerente dirige su proyecto y tiene sus responsabilidades, pero deben recibir las instrucciones de la torre de control que establece metodología de gerencia de proyectos, incluyendo gerencia de riesgo, lecciones aprendidas y herramientas.
Responsable de consultoria interna.
Se aplica cuando existe en la organización problemas de entrenamiento de personal, metodologías caras, lecciones aprendidas no utilizadas en nuevos proyectos.

Pool de recursos: La participación de una OGP es bastante fuerte. El indica a los gerentes de proyectos cuando entrar y cerrar. Como el gerente del pool es evaluado por el desempeño del pool. Un pool de recursos puede ofrecer un conjunto de gerentes de proyectos con habilidades necesarias para administrar los diferentes tipos de proyectos, este designa que gerente vera tal proyecto, no se puede contratar gerentes que no sean parte del pool.
Se aplica en organizaciones cuyo negocio es hacer proyectos que necesitan estar permanentemente atentas a ala capacitación de su personal en gerencia de proyectos. La mayoría no sabe de proyectos, se debe seleccionar bien y entrenarlos para que permanezcan en la empresa.

CAMBIOS EN LAS EMPRESAS

Los Proyectos son necesarios para los cambios organizacionales, para competir en un mundo de desafíos y oportunidades y se necesita por esta razón profesionales, pero en su mayoría estos no poseen una formación adecuada en gerencia de proyectos, apenas cuentan con base en experiencia técnica adquirida previamente.

El gerente de proyectos necesita conocer y saber usar las herramientas de gestión de tiempo, costo, enfoque y otras.Es necesario conocer el ambiente del proyecto y realizar esfuerzos para que los recursos humanos y materiales estén disponibles.
En junio de 2001 el PMI-Project Managment Institute- contaba con 80,000 miembros y 32,000 profesionales certificados en comparación de las décadas de los 80 y 90 que registraban 8,000 y 25,000 socios del PMI.(Block &Frame, 1998).

La demanda por una gerencia eficaz, la multiplicación del numero de proyectos, asi como la creciente complejidad de los mismos, son aspectos que justifican la implementación de una Project Management Oficce, (OGP). Aunque existan empresas que lo han implementado, se sabe poco de cómo son configuradas y losresultados que han proporcionado.

¿Que es una oficina de gerencia de proyecto?

Es un órgano de apoyo que permite la realización de un seguimiento continuado y consecución de los objetivos de los proyectos. Una Oficina de Proyectos [PMO] juega hoy en día una posición estratégica como área de soporte dentro de una organización al Proporcionar una visión real de la situación en todo momento y Permitir la toma decisiones para asegurar:

• Cumplimiento de plazos
• Costes y calidad de los resultados, y Evitar riesgos.
• Establecer una estructura metodológica para homogeneizar, agilizar y clarificar todas las acciones que se realicen en el proyecto .
• Ser el nexo de unión entre la Dirección y los responsables de la producción

Como una unidad organizacional responsable por procesos de gestión de proyectos, surgen las OGP, una casa de los gerentes de proyectos, donde ellos encuentran el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y cualidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento, ejecución y control.

Comentario:

"DEPENDIENDO DEL GIRO DE LA EMPRESA, PERMITE IDENTIFICAR E IMPLEMENTAR OPORTUNIDADES COMERCIALES Y LLEVARLAS A CABO DENTRO DE OBJETIVOS DE RENTABILIDAD Y GENERACION DE VALOR PARA LA FIRMA ASI COMO QUE SE CUMPLAN LOS CRONOGRAMAS."

JAVIER ROJAS

GERENTE DE P.O.